SERS IRATCHET

Chaque année, il convient de convoquer l'assemblée des associés afin de statuer sur les comptes de l'exercice clos. Préalablement à cette assemblée, certains documents doivent être établis et communiqués aux associés. Nous présentons, ci-après, les principales étapes de la procédure. Compte tenu de la crise sanitaire, des règles moins contraignantes de réunion et de délibération de l'assemblée sont applicables.

La tenue obligatoire d'une assemblée annuelle statuant sur les comptes sociaux

L'approbation des comptes relève du domaine exclusif de l'assemblée annuelle des associés (c. com. art. L. 223-26 et L. 223-27). Cette assemblée doit se tenir dans les 6 mois de la clôture de l'exercice.

- le cas échéant, la nomination d'un commissaire aux comptes ou le renouvellement de son mandat ;

- le cas échéant, l'approbation d'une ou plusieurs conventions réglementées.

Face à la crise sanitaire du covid-19, les sociétés se sont retrouvées dans l’incapacité de respecter les règles de tenue et de délibération des assemblées. C'est pourquoi des dispositions temporaires et dérogatoires sont venues assouplir ces règles.

Ainsi, les sociétés peuvent exceptionnellement choisir de réunir leur assemblée à huis clos dès lors que des mesures administratives empêchent la présence physique des associés (ord. 2020-321 du 25 mars 2020, art. 4). Il peut s'agir notamment d’une mesure de confinement, d’une mesure interdisant les déplacements d’une certaine distance, ou encore d’une mesure interdisant les rassemblements de plus d’un certain nombre de personnes.

Ensuite, indépendamment du fait que l'assemblée soit organisée à huis clos ou en présentiel, les associés peuvent délibérer par conférence téléphonique ou audiovisuelle ou voter par correspondance, sans qu'une clause des statuts ne soit nécessaire, ni ne puisse s'y opposer (ord. 2020-321 du 25 mars 2020, art. 5 et 6-1).

Enfin, les décisions collectives peuvent aussi être prises par voie de consultation écrite et, là encore, sans qu'une clause des statuts ne soit nécessaire, ni ne puisse s'y opposer (ord. 2020-321 du 25 mars 2020, art. 6).

Ainsi, alors que ces modes de consultation sont, en principe, proscrits dans les SARL lorsqu'il s'agit d'approuver les comptes (c. com. art. L. 223-27, al. 1er et 3), les associés peuvent y avoir recours pour les assemblées tenues jusqu'au 31 juillet 2021 (décret 2021-255 du 9 mars 2021, art. 1er).

Rappelons également que les délais d'approbation des comptes annuels ont été prorogés de 3 mois pour les sociétés qui clôturaient leurs comptes entre le 30 septembre 2019 et le 10 août 2020 (ord. 2020-318 du 25 mars 2020, art. 3 ; loi 2020-546 du 11 mai 2020, art. 1). Pour les exercices clos au 31 décembre 2020, aucun texte n'a, pour l'heure, prévu la reconduction de ce report de délais.

Les documents à réunir. Préalablement à la tenue de l'assemblée, il convient de réunir les documents suivants:

- les statuts (ils permettent de vérifier l'existence éventuelle de règles statutaires dérogeant à celles du code de commerce, comme par exemple le lieu de réunion de l'assemblée) ;

- les documents comptables (inventaire, bilan, compte de résultat et annexe, y compris l'état des cautionnements, avals, garanties et les sûretés consenties par la société) ;

- la liste des conventions réglementées et le rapport du gérant sur ces conventions ;

Privilégier le recours à la convocation électronique. En raison de la crise sanitaire, il peut paraître préférable de privilégier le courrier électronique pour convoquer les associés et leur joindre les documents obligatoires (ord. 2020-321 du 25 mars 2020, art. 3). La possibilité de recourir à la convocation électronique était déjà ouverte aux SARL avant la crise.

Pour convoquer électroniquement les associés, le gérant doit leur soumettre préalablement la proposition soit par voie postale, soit par voie électronique. Chaque associé peut alors donner son accord écrit, au plus tard 20 jours avant la date de la prochaine assemblée des associés. En cas d'accord, la convocation électronique ainsi que les documents à joindre à la convocation seront transmis à l'adresse électronique indiquée par l'associé (c. com. art. R. 223-20, al. 2).

Le calendrier suivant présente l'hypothèse d'une SARL avec ou sans commissaire aux comptes ayant clôturé ses comptes le 31 décembre 2020 et prévoyant de tenir son assemblée annuelle le 30 juin 2021 (date limite pour la tenue de l'assemblée annuelle). Chacune des étapes est soumise à un délai qu'il convient de respecter :

Calendrier pour un exercice clos au 31 décembre
Délai et date limite	Rappel des obligations
SARL sans commissaire aux comptes
25 jours au moins avant la réunion de l'assemblée (délai recommandé: 28 mai)	Envoi de l'avis aux associés ayant demandé à être informés, par lettre simple ou recommandée ou par courrier électronique (si accord écrit préalable de l'associé), de la date prévue pour la réunion de l'assemblée (c. com. art. R. 223-20-2). NB : Le délai pour l'envoi de cet avis n'est pas imposé par les textes ; toutefois, il devra être suffisant pour permettre aux associés d'envoyer leurs demandes d'inscription de points ou de projets de résolution dans le délai imposé par la loi (soit 25 jours au moins avant la réunion de l'assemblée).
J-25 (5 juin)	Expiration du délai imparti pour le dépôt par les associés par lettre recommandée avec accusé de réception ou par courrier électronique avec avis de réception des demandes d'inscription de points ou de projets de résolution à l'ordre du jour de l'assemblée (c. com. art. R. 223-20-3).
Avant la date de convocation (avant le 15 juin)	Préparation de l'assemblée : Établissement par le gérant de l'inventaire, des comptes annuels et, le cas échéant, du rapport de gestion⁽¹⁾, des comptes consolidés et du rapport de gestion du groupe (c. com. art. L. 232-1)
J-15 (15 juin)	Convocation des associés et envoi ou mise à leur disposition des documents soumis à l'assemblée, ainsi que tous documents nécessaires à leur information Sont notamment communiqués les documents suivants : - les comptes annuels ; - le cas échéant, le rapport de gestion⁽¹⁾, le rapport sur les comptes consolidés et le rapport sur la gestion du groupe ; - une formule de procuration ; - s'il y a lieu, le rapport spécial sur les conventions réglementées ; - l'ordre du jour et le texte et exposé des motifs des projets de résolution. À compter de cette date, les associés ont la possibilité de poser des questions écrites auxquelles le gérant est tenu de répondre durant l'assemblée (c. com. art. L. 223-26, al. 3).
J (30 juin)	Réunion de l’assemblée Tenue et réunion de l’assemblée générale ordinaire en vue de (c. com. art. L. 223-26) : - l’approbation du rapport de gestion, des comptes annuels et de l’inventaire ; - l’affectation du résultat ; - l’examen des autres points à l’ordre du jour.
J + 1 ou 2 mois (31 juillet si dépôt papier, 31 août si dépôt électronique)	Dépôt au greffe du tribunal de commerce (c. com. art. L. 232-22) : - du bilan, du compte de résultat et de l’annexe ; - le cas échéant, des comptes consolidés ; - de la proposition d’affectation du résultat soumise à l’assemblée ainsi que la résolution d’affectation votée⁽²⁾. En cas de refus d’approbation, une copie de la délibération de l’assemblée doit également être déposée. Le rapport de gestion n'a pas à être déposé au greffe, mais il doit être tenu à la disposition de tout intéressé au siège social. Le cas échéant : - dépôt d'une déclaration de confidentialité des comptes annuels pour les sociétés qui sont des micro-entreprises⁽³⁾ (c. com. art. L. 232-25, al. 1 ; R. 123-111-1 ; A. 123-61-1 et ann. 1-5 ); - dépôt d'une déclaration de confidentialité du compte de résultat pour les sociétés qui sont des petites entreprises⁽⁴⁾ (c. com. art. L. 232-25, al. 2 ; R. 123-111-1 ; A. 123-61-1 et ann. 1-5-1) ; - dépôt d'une déclaration de publication simplifiée du bilan et de l'annexe pour les sociétés qui sont des moyennes entreprises⁽⁵⁾ (c. com. art. L. 232-25, al. 3 ; R. 123-111-1 ; A. 123-61-1 et ann. 1-5-2).
Dans les 4 mois qui suivent la fin du 1^er semestre de l'exercice en cours	Établissement des documents semestriels de gestion prévisionnelle si la SARL, à la clôture de l'exercice, compte au moins 300 salariés ou réalise un CA net d'au moins 18 millions d'euros (c. com. art. R. 232-2 et R.232-3)
SARL dotée d'un commissaire aux comptes
En complément des différentes étapes visées ci-avant :
Dans le mois de la clôture de l'exercice (31 janvier)	Avis au commissaire aux comptes des conventions réglementées conclues ou poursuivies au cours de l'exercice écoulé (c. com. art. R. 223-16).
J - 1 mois (15 mai)	Mise à la disposition du commissaire aux comptes au siège social des comptes annuels et, s'il y a lieu, du rapport de gestion, des comptes consolidés et du rapport de gestion du groupe (c. com. art. R. 223-28 et R. 232-1)
J-15 (15 juin)	Convocation du commissaire aux comptes par lettre recommandée avec accusé de réception (c. com. art. L. 823-17 et R. 823-9). Documents à joindre à la convocation des associés : en plus des documents énoncés ci-avant, le rapport du commissaire aux comptes.
J + 1 ou 2 mois (31 juillet si dépôt papier, 31 août si dépôt électronique)	Dépôt au greffe du tribunal de commerce (c. com. art. L. 232-22 et R. 123-111) : - rapport du commissaire aux comptes sur les comptes annuels et, s'il y a lieu, les observations sur les modifications apportées par l'assemblée aux comptes ⁽⁶⁾ ; - le cas échéant, le rapport du commissaire aux comptes sur les comptes consolidés et le rapport sur la gestion du groupe.
Lorsque la SARL a d'un comité social et économique
Pas de délai légal	Les documents mis à la disposition des associés, au siège social avant la tenue de l'assemblée, doivent être versés dans la base de données économiques et sociales en prévision de la consultation autonome du CSE (si la société emploie au moins 50 salariés et qu'un accord d'entreprise ou un accord entre l'employeur et le CSE n'en prévoit pas autrement ; c. trav. art. L. 2312-19) sur la situation économique de la société (c. trav. art. L. 2312-17 et L. 2312-25).
⁽¹⁾ Dispense du rapport de gestion. Les petites entreprises sont dispensées d'établir un rapport de gestion (sur la notion de petite entreprise, voir les seuils exposés ci-dessous). Cette dispense n'est toutefois pas autorisée pour certaines entités, notamment les établissements de crédit et les entreprises dont l'activité consiste à gérer des titres de participations ou des valeurs mobilières (c. com. art. L. 123-16, L. 123-16-2, L. 232-1 et D. 123-200, 2°). ⁽²⁾ Proposition d'affectation du résultat. Doivent être précisées non seulement la résolution d'affectation du résultat votée par les associés mais aussi la proposition par le président d'affectation du résultat soumise à l'assemblée (c. com. art. L. 232-22). Lors du dépôt des comptes annuels, il est donc important d'y veiller. ⁽³⁾ Sont des micro-entreprises les sociétés qui ne dépassent pas 2 des 3 seuils suivants : 10 salariés, 350 000 € de bilan, 700 000 € de chiffre d'affaires (c. com. art. D. 123-200, 1°). ⁽⁴⁾ Sont des petites entreprises les sociétés qui ne dépassent pas 2 des 3 seuils suivants : 50 salariés, 6 M€ de bilan, 12 M€ de chiffre d'affaires (c. com. art D. 123-200, 2°). ⁽⁵⁾ Sont des moyennes entreprises les sociétés qui ne dépassent pas 2 des 3 seuils suivants : 250 salariés, 20 M€ de bilan, 40 M€ de chiffre d'affaires (c. com. art. D. 123-200, al. 4). ⁽⁶⁾ Lorsqu'une micro-, petite ou moyenne entreprise fait usage de la faculté de confidentialité de ses comptes ou de certains éléments des comptes, le rapport du commissaire aux comptes n'a pas à être rendu public. Toutefois, les petites et moyennes entreprises devront accompagner les documents rendus publics d'une mention précisant si le commissaire aux comptes a accepté de certifier les comptes, avec ou sans réserves, ou s'il a refusé de les certifier (c. com. art. L. 232-25 et L. 232-26).

L'associé unique d'une entreprise unipersonnelle à responsabilité limitée (EURL) doit également respecter la procédure d'approbation annuelle des comptes, qu'il soit ou non le gérant de la société (c. com. art. L. 123-12). En principe, les règles relatives à l'approbation des comptes d'une SARL pluripersonnelle s'appliquent également à l'EURL.

Toutefois, en fonction de la qualité de gérant ou non de l'associé unique, certaines dérogations s'appliquent :

Approbation par dépôt au greffe. Lorsque l'associé unique est seul gérant de la société, il a la possibilité de déposer au registre du commerce et des sociétés, dans le délai de 6 mois à compter de la clôture de l'exercice, l'inventaire et les comptes annuels dûment signés. Ce dépôt vaut alors approbation des comptes (c. com. art. L. 223-31).

En pratique, cette possibilité s'avère toutefois peu intéressante. Elle présente l'inconvénient de devoir déposer l’inventaire, source d’information pour les tiers. De plus, l'associé unique reste tenu de constater, suite à l’approbation des comptes, l’existence de sommes distribuables et de déterminer la part attribuable sous forme de dividende (toute violation de cette obligation étant susceptible d’être sanctionnée) (c. com. art. L. 232-12 et L. 241-3).

Droit de communication de l'associé unique. Le rapport de gestion, les comptes et, le cas échéant, le rapport des commissaires aux comptes doivent être adressés par le gérant à l'associé unique un mois au moins avant l'expiration du délai prévu pour l'approbation des comptes (soit, en pratique, au plus tard le 31 mai 2021 pour une approbation le 30 juin 2021). Pendant ce délai, l'inventaire doit être tenu à la disposition de l'associé unique au siège social (c. com. art. R. 223-25).

Là aussi, en raison de la crise sanitaire, le gérant non associé pourra privilégier la communication par voie électronique de ces documents à l'associé unique, sous réserve que celui-ci indique dans sa demande l'adresse électronique à laquelle elle doit être faite (ord. 2020-321 du 25 mars 2020, art. 3).

Droit de poser des questions écrites (non). L’associé unique n’a pas la faculté de poser des questions écrites auxquelles le gérant serait tenu de répondre lors de l'assemblée. Cette prérogative n’est pas applicable dans les sociétés ne comprenant qu’un seul associé (c. com. art. L. 223-31). Toutefois, rappelons qu'il peut, deux fois par exercice, poser par écrit des questions au gérant sur tout fait de nature à compromettre la continuité de l’exploitation (c. com. art. L. 223-36).

« Mémento de la SARL et de l'EURL », RF Web 2020-3, §§ 1050 à 1123 et §§ 3102 à 3115